Groep Bruyninx rondt PSA IC@N Pilot positief af

Groep Bruyninx rondt PSA IC@N Pilot positief af

Groep Bruyninx rondt PSA IC@N Pilot met I’Car DMS positief af

Groep Bruyninx is met 13 vestigingen de op één na grootste multimerk-autoverdeler in Belgisch-Limburg met merken als Citroën, Peugeot, DS Automobiles, Nissan, Kia, Jeep, Fiat, Alfa Romeo, Abarth en Opel. Recent is voor de complete Groep Bruyninx de ingrijpende PSA IC@N Pilot met I’Car DMS positief afgerond. Een megaoperatie die is uitgevoerd door ITmotive Group, in zeer nauwe samenwerking met Leen Severi. Zij is Business Analist en DMS Project Manager binnen Groep Bruyninx. Bill Olivier is de CEO van Groep Bruyninx. Terugkijkend op deze complexe transitie concludeert hij: “We hebben op geen enkel ogenblik de wil van ITmotive Group om alle issues op te lossen ter discussie hoeven stellen.”


De achtergrond van een ingrijpende pilot

ITmotive Group is de eerste Europese leverancier van de PSA IC@N Pilot. Dit betreft een gezamenlijk Europees project waarin meerdere DMS-systemen samenwerken met PSA. Waarbij ITmotive Group, gezien de ervaring en haar bewezen I’Car DMS-systeem, de eerste leverancier in Europa was om dit project op te starten. Sinds de aanvang van het DMS IC@N project, begin 2015, zijn er veel dealers overgegaan op I’Car DMS. Leen Severi: “Voor wat Citroën betreft in België waren wij de eerste pilot binnen het PSA IC@N project, dus eveneens de eersten die ook daadwerkelijk de interfaces en dergelijke zijn gaan gebruiken. Deze integratie vanuit I’Car werd in nauwe samenwerking met PSA opgebouwd en Groep Bruyninx in België diende daartoe als pilot.”

Fasegewijze overstap

Groep Bruyninx telt 13 vestigingen waar in totaal 10 automerken worden verkocht en geserviced. Zij zijn in meerdere fasen overgestapt naar I’Car DMS. Eerst gingen de drie Citroën vestigingen live. Bill Olivier: “Deze fasegewijze overgang was een bewuste keuze om meerdere redenen, zoals het aantal vestigingen dat overging en de uitfasering van het vorige DMS. Voor Citroën hadden we namelijk een ander DMS in werking als voor Peugeot en het systeem voor Citroën moest verplicht vroeg uitfaseren. Daardoor zijn we eerst met Citroën gestart binnen deze pilot. In de volgende fase gingen de Peugeot vestigingen over samen met de Nissan en Kia vestigingen.” Tot slot is de PSA IC@N pilot recent afgerond met de laatste fase: de feitelijke overstap van de Fiat, Jeep, Alfa Romeo en Abarth vestigingen binnen Groep Bruyninx.

 

Bewuste keuze voor synergie binnen processen

Bill Olivier: “Wij hebben bewust gekozen voor I’Car. Wij zijn als Groep Bruyninx een multi-merk organisatie met meerdere vestigingen, en wij wilden voornamelijk synergie bereiken binnen de processen. Niet alleen voor onze twee PSA-merken Peugeot en Citroën, maar ook voor de andere merken die wij vertegenwoordigen.” Groep Bruyninx beschikt nu over één gemeenschappelijke klantendatabase en een moderner DMS-systeem dan waarmee zij eerder werkte. Om precies te zijn: één DMS-systeem tussen alle vestigingen. Leen Severi: “I’Car kan ons met deze centralisatie meerdere voordelen bieden, zoals procesverbeteringen en verbeteringen in onze klantenservice. En niet te vergeten: meer tevreden medewerkers omdat zij nu met een veel gebruiksvriendelijkere tool kunnen werken.”

 

Samenvoeging vier databases

Eveneens zijn binnen deze pilot maar liefst vier verschillende databases, met voornamelijk klantgegevens en aanverwante data, samengevoegd en gecentraliseerd naar één centrale database. Let wel, voor alle merken en alle vestigingen binnen Groep Bruyninx. Kortom, een zeer ingrijpende operatie. Bill Olivier: “Zoals bij elk IT-project overzie je daarbij de daadwerkelijke scope en impact pas zodra je eenmaal onderweg bent met elkaar in een dergelijk traject. We kregen te maken met veel partijen, contactpersonen, geografische kaders en regulering. De complexiteit lag veelal bij de partijen buiten ITmotive Group en Groep Bruyninx. Ik benadruk wel graag dat het een pilot betrof, dus is het begrijpelijk dat nog niet alles is uitgekristalliseerd en er gaandeweg het project vragen naar voren kwamen.”

 

Extra complicatie van buitenaf

Wat de transitie vanuit specifiek PSA extra gecompliceerd maakte, benadrukt Bill Olivier, waren externe veranderingen in de periode waarin ITmotive Group hun DSM I’Car invoerde voor Groep Bruyninx. Bill Olivier: “Ik denk daarbij specifiek aan het wisselstuk verdeelplatform, dat eveneens volledig is gewijzigd. Dit heeft een enorme impact gehad op de werking van ons DMS. Voor alle partijen leverde dit zowel een extra complexiteit alsook vertraging op. Was deze externe factor er niet geweest? Dan had dit project zeker 6 maanden eerder afgerond kunnen worden. Dit is een factor waar ITmotive Group uiteraard ook niets aan kon verhelpen.” Bill Olivier geeft aan dat ITmotive Group in dit complexe proces een alerte aanspreekpartner was: “We hebben op geen enkel ogenblik de wil van ITmotive Group om alle issues op te lossen ter discussie hoeven stellen.”

 

Koersen op uniformiteit in gebruik

Inmiddels is het door ITmotive Group geïmplementeerde DMS in gebruik. Bill Olivier: “We mogen stellen dat het ‘DMS huis’ zich, overdrachtelijk gesproken, in de afbouwfase bevindt. Dit betekent voor ons intern dat de grote issues zijn opgelost. We komen nu in de laatste detailfase. We beschikken inmiddels over de gewenste rapportering van de informatie die we voorheen ook hadden. Eveneens hebben we alle interfaces werken met PSA voor alle gewenste interacties. Al die zaken lopen en het project is dan ook afgetekend en opgeleverd. We werken uiteraard met en voor PSA, maar we hebben in de tweede en derde fase van dit project ook de merken Nissan, Kia en de FCA groep op het DMS van ITmotive Group geplaatst. Nu moeten wij zorgen dat dit DMS op de juiste manier en volledig uniform gebruikt wordt binnen al onze vestigingen. Dit betekent dat we nu het gebruik en de werking van het DMS heel gedetailleerd gaan monitoren. Bedoeld om te borgen dat we voortaan ook concreet met uniforme procedures aan de slag gaan zodat de medewerkers bij alle merken op dezelfde manier alle velden gaan gebruiken. Met als resultaat dat zij de logica in de proces flow van dit DMS gaan toepassen binnen hun specifieke werkomgeving.”

 

Rendement verhogen

Leen Severi: “Ik denk dat wij nu komen in de fase waarin wij I’Car beter en beter gaan leren kennen, doorgronden en dus benutten. Dit betekent dat wij onze eigen interne processen optimaler kunnen laten stroomlijnen en dus opnemen binnen I’Car. Zoals een einde maken aan het bijhouden van zaken op papier in een map of stand alone Excel bestanden en dit incorporeren in ons centrale systeem I’Car. We koersen nu op het optimaliseren van I’Car en het volledig benutten van alle voordelen die het biedt.” Wel is Groep Bruyninx uiteraard erg afhankelijk van haar data-invoerders, de feitelijke fabrikanten en importeurs, beklemtoont Leen Severi: ”Die hebben ieder hun eigen processen, methoden en wet- en regelgeving, met het oog op het verdienmodel dat zij voeren. Dit neemt niet weg dat we nu veel meer kansen hebben om uiteindelijk ons rendement te verhogen met I’Car.”

 

Synergie benutten van I’Car

Leen Severi geeft een praktisch voorbeeld: “Neem de PSA-collega’s: zij werken inmiddels niet alleen fysiek binnen één gebouw in plaats van twee, maar ook werken zij nu samen binnen één centraal DMS-systeem. We kunnen dus heel erg van elkaar gaan leren vanuit het centrale I’Car. Maar ook buiten de PSA groep kunnen we van elkaar leren als het gaat om andere manieren van werken. Een
actueel voorbeeld? We hebben bij Citroën en Peugeot te maken met een nieuw administratief gegeven dat we nu kunnen gaan verwerken op basis van de bewezen werkwijze die al jaren van toepassing is bij Nissan. Het gaat hier om een interne boekhoudkundige verwerking en hiervoor hoeven we dus niet opnieuw het wiel uit te vinden. Dit is nu mogelijk omdat we vanuit één DMS werken: I’Car van ITmotive.”

 

De medewerkers als cruciale factor

Bill Olivier geeft vervolgens aan dat de betrokkenheid en de opleiding van de medewerkers cruciaal is in een dergelijk traject: “De mens is blijkbaar niet gemaakt om te veranderen. Ook binnen dit project is er veel overtuigingskracht en begeleiding nodig geweest richting de medewerkers. In dit licht hebben we bewust gekozen voor één centrale en interne project manager in de persoon van Leen Severi. Zij is zeer goed begeleid en gecoacht door de medewerkers van ITmotive Group. We hebben circa 250 medewerkers en het bleek een goede wijze van werken om ITmotive Group niet rechtstreeks met al deze medewerkers contact te laten hebben, maar via onze project manager Leen Severi als single point of contact. Zij kon hen van planningen en analyses voorzien en op haar beurt bij hen alle gebruikerservaringen en -opmerkingen efficiënt verzamelen en gestructureerd met ITmotive Group communiceren. Dit bleek één van de succesfactoren in dit proces. Twee competente professionals, de accountmanager van ITmotive Group en onze DMS-specialist Leen Severi vanuit Groep Bruyninx, hebben rechtstreeks met elkaar gecommuniceerd. Dit heeft ervoor gezorgd dat alle betrokkenen dezelfde taal spraken en problemen gezamenlijk werden geanalyseerd en opgelost.”

 

Aandacht voor Change Management

De medewerkers waren huiverig voor de overstap, vult Leen Severi aan: “In de eerste fase waarin we de overgang van Citroën naar het nieuwe DMS hebben gerealiseerd, hebben we ons deze angst pas gerealiseerd. Daar hebben we lessen uit getrokken voor de vervolgfasen en getracht de medewerkers meer op hun gemak te stellen. Aandacht voor Change Management binnen een dergelijk groot project is cruciaal, hebben wij ons gerealiseerd. Naast het meer geruststellen van de medewerkers, heb ik in de eerste fase ook inhoudelijk veel van de pilot met I’Car geleerd. Die kennis kon ik in de vervolgimplementaties voor de andere merken gericht toepassen, uiteraard in samenwerking met ITmotive Group. Ik heb zelfs een halfjaar lang mijn vaste toestel laten doorschakelen naar mijn mobiele telefoon zodat medewerkers mij daadwerkelijk altijd konden bereiken. Vanuit mijn positie als single point of contact heb ik voortdurend eerst getracht zelf een antwoord te formuleren op de vragen van de collega’s alvorens ik die vragen doorgaf aan ITmotive Group.”

 

 

 


Laat een reactie achter