Bruyninx, premier pilote en Belgique pour le projet DMS IC@N

Bruyninx, premier pilote en Belgique pour le projet DMS IC@N

Le Groupe Bruyninx complète positivement le projet pilote PSA IC@N avec I’Car DMS

Avec 13 agences, le groupe Bruyninx est le plus grand distributeur multimarque de voitures au Limbourg belge avec des marques telles que Peugeot, Citroën, DS, Opel, Jeep, Nissan, Kia, Fiat, Alfa Romeo et Abarth. Récemment, le projet pilote radical PSA IC@N Pilot avec I’Car DMS a été complété positivement pour l’ensemble du Groupe Bruyninx. Une méga-opération menée par ITmotive Group, en très étroite collaboration avec Leen Severi. Elle est Business Analyst et chef de projet DMS au sein du Groupe Bruyninx. Bill Olivier est le PDG du Groupe Bruyninx. En jetant un regard rétrospectif sur cette transition complexe, il conclut : « A aucun moment nous n’avons eu à remettre en question la volonté du Groupe ITmotive de résoudre tous les problèmes ».

 

Le contexte d’un projet pilote de grande envergure

ITmotive Group est le premier fournisseur européen du pilote PSA IC@N. Il s’agit d’un projet européen commun dans lequel plusieurs systèmes DMS coopèrent avec PSA. ITmotive Group, compte tenu de son expérience et de son système I’Car DMS éprouvé, a été le premier fournisseur en Europe à lancer ce projet. Depuis le lancement du projet DMS IC@N début 2015, de nombreux concessionnaires sont passés à I’Car DMS. Leen Severi :  » En ce qui concerne Citroën en Belgique, nous avons été le premier pilote dans le cadre du projet PSA IC@N, et donc aussi le premier à utiliser effectivement les interfaces et similaires. Cette intégration de I’Car a été réalisée en étroite collaboration avec PSA et le Groupe Bruyninx en Belgique a servi de pilote à cette fin.

 

Transition progressive

Le Groupe Bruyninx compte environ 15 succursales, dont 10 marques de voitures vendues et entretenues. Ils sont passés à I’Car DMS en plusieurs phases. Les trois agences Citroën sont d’abord mises en service. Bill Olivier :  » Cette transition progressive a été un choix délibéré pour plusieurs raisons, telles que le nombre de sites transférés et la suppression progressive du précédent DMS. Pour Citroën, nous avions un autre DMS en service comme pour Peugeot et le système pour Citroën a dû être abandonné progressivement. C’est pourquoi nous avons commencé avec Citroën dans ce pilote. Dans la phase suivante, les sites Peugeot ont été transférés, suivis des sites Nissan et Kia. Enfin, le pilote PSA IC@N s’est récemment achevé avec la phase finale : le transfert effectif des agences Fiat, Jeep, Alfa Romeo et Abarth au sein du groupe Bruyninx.

 

Choix conscient d’une synergie au sein des processus

Bill Olivier : « Nous avons consciemment choisi I’Car. En tant que Groupe Bruyninx, nous sommes une organisation multimarque avec plusieurs filiales, et nous voulions principalement réaliser une synergie au sein des processus. Non seulement pour nos deux marques PSA Peugeot et Citroën, mais aussi pour les autres marques que nous représentons « . Le Groupe Bruyninx dispose désormais d’une base de données clients commune et d’un système DMS plus moderne qu’auparavant. Pour être précis : un système DMS entre tous les sites. Leen Severi :  » Avec cette centralisation, I’Car peut nous offrir plusieurs avantages, tels que l’amélioration des processus et de notre service client. Enfin, et ce n’est pas le moins important : des employés plus satisfaits parce qu’ils peuvent désormais travailler avec un outil beaucoup plus convivial.

 

Fusionner quatre bases de données

Toujours dans le cadre de ce projet pilote, pas moins de quatre bases de données différentes, contenant principalement des données sur les clients et des données connexes, ont été fusionnées et centralisées en une seule base de données centrale. A noter, pour toutes les marques et toutes les succursales du Groupe Bruyninx. Bref, une opération très radicale. Bill Olivier : « Comme pour tout projet informatique, on ne voit l’ampleur et l’impact réel qu’une fois sur la route dans un tel projet. Nous avons dû traiter avec de nombreuses parties, contacts, cadres géographiques et réglementations. La complexité était souvent le fait des parties extérieures à ITmotive Group et Group Bruyninx. Je voudrais souligner qu’il s’agissait d’un projet pilote, de sorte qu’il est compréhensible que tout ne se soit pas encore cristallisé et que des questions se soient progressivement posées pendant le projet.

 

Complication supplémentaire de l’extérieur

Ce qui a compliqué la transition d’un PSA spécifique, souligne Bill Olivier, ce sont des changements externes dans la période pendant laquelle ITmotive Group a introduit son DSM I’Car pour Groep Bruyninx. Bill Olivier :  » Je pense notamment à la plateforme de distribution de pièces détachées, qui a également été complètement modifiée. Cela a eu un impact énorme sur le fonctionnement de notre DMS. Pour toutes les parties, cela s’est traduit à la fois par une complexité et des retards supplémentaires. Ce facteur externe n’existait-il pas ? Ce projet aurait alors pu être achevé au moins 9 mois plus tôt. C’est un facteur auquel ITmotive Group n’a pas pu remédier. Bill Olivier indique que ITmotive Group a été un interlocuteur alerte dans ce processus complexe :  » A aucun moment nous n’avons eu à remettre en cause la volonté d’ITmotive Group de résoudre tous les problèmes « .

 

Prix sur l’uniformité d’utilisation

Le DMS mis en place par ITmotive Group est maintenant utilisé. Bill Olivier : « On peut dire que la maison DMS est, métaphoriquement parlant, en phase de finition. Pour nous, cela signifie en interne que les principaux problèmes ont été résolus. Nous entrons maintenant dans la phase finale des détails. Nous disposons maintenant des rapports souhaités sur l’information dont nous disposions auparavant. Nous avons également toutes les interfaces travaillant avec PSA pour toutes les interactions souhaitées. Toutes ces choses sont en cours et le projet a été approuvé et réalisé. Bien sûr, nous travaillons avec et pour PSA, mais dans la troisième et quatrième phase de ce projet, nous avons également placé les marques Nissan, Kia et le groupe SCH (bien écrit ?) sur le DMS du groupe ITmotive. Nous devons maintenant veiller à ce que ce DMS soit utilisé correctement et de manière totalement uniforme sur tous nos sites. Cela signifie que nous allons maintenant surveiller l’utilisation et le fonctionnement du DMS de manière très détaillée. L’objectif est de faire en sorte que nous travaillions désormais sur des procédures uniformes dans la pratique afin que les employés utilisent tous les domaines de la même manière pour toutes les marques. Par conséquent, ils appliqueront la logique dans le déroulement du processus de ce SGD dans leur environnement de travail particulier.

 

Augmenter l’efficacité

Leen Severi : « Je pense que nous entrons maintenant dans la phase où nous allons connaître de mieux en mieux I’Car, le comprendre et donc l’utiliser. Cela signifie que nous pouvons rationaliser nos propres processus internes de manière plus optimale et les intégrer ainsi dans I’Car. Par exemple, en mettant fin au suivi des choses sur papier dans un dossier ou dans des fichiers Excel autonomes et en les incorporant dans notre système central I’Car. Nous nous dirigeons maintenant vers l’optimisation d’I’Car et la pleine utilisation de tous les avantages qu’il offre ». Cependant, le Groep Bruyninx est bien sûr très dépendant de ses importateurs de données, les fabricants et importateurs actuels, souligne Leen Severi : « Ils ont chacun leurs propres processus, méthodes, législations et réglementations, en ce qui concerne le modèle de revenus qu’ils ont. Néanmoins, nous avons maintenant beaucoup plus d’opportunités d’augmenter notre retour avec I’Car.

 

Exploiter les synergies de I’Car

Leen Severi donne un exemple pratique : « Prenez les collègues de PSA : ils ne travaillent plus seulement physiquement dans un bâtiment au lieu de deux, mais ils travaillent aussi ensemble dans un système DMS central. Pour qu’on puisse apprendre beaucoup l’un de l’autre avec l’I’Car central. Mais aussi en dehors du groupe PSA, nous pouvons apprendre les uns des autres quand il s’agit d’autres façons de travailler. A

exemple actuel ? Chez Citroën et Peugeot, nous sommes confrontés à un nouveau fait administratif que nous pouvons désormais traiter sur la base de la méthode de travail éprouvée appliquée depuis des années chez Nissan. Il s’agit d’un processus comptable interne, nous n’avons donc pas besoin de réinventer la roue. C’est maintenant possible parce que nous travaillons à partir d’un seul DMS : I’Car from ITmotive ».

 

Les employés comme facteur crucial

Bill Olivier indique ensuite que l’implication et la formation des salariés est cruciale dans un tel processus :  » L’homme n’est apparemment pas fait pour changer. Ce projet a également nécessité beaucoup de persuasion et d’orientation à l’égard des employés. Dans cette optique, nous avons consciemment opté pour un chef de projet central et interne en la personne de Leen Severi. Elle est très bien encadrée et coachée par les employés d’ITmotive Group. Nous avons environ 250 employés et il s’est avéré que c’était une bonne façon de travailler de ne pas laisser ITmotive Group avoir un contact direct avec tous ces employés, mais par l’intermédiaire de notre chef de projet Leen Severi comme point de contact unique. Elle a été en mesure de leur fournir des calendriers et des analyses et, à son tour, de recueillir efficacement toutes les expériences et les commentaires des utilisateurs et de communiquer de manière structurée avec ITmotive Group. Cela s’est avéré être l’un des facteurs de succès dans ce processus. Deux professionnels compétents, le directeur de compte d’ITmotive Group et notre spécialiste DMS Leen Severi du Groep Bruyninx, ont communiqué directement entre eux. Cela a permis de garantir que toutes les parties concernées parlent le même langage et que les problèmes sont analysés et résolus ensemble.

 

Attention à la gestion du changement

Les employés étaient réticents à changer de poste, ajoute Leen Severi : « Dans la première phase où nous avons réalisé le passage de Citroën au nouveau DMS, nous n’avons réalisé que cette crainte. Nous en avons tiré des leçons pour les phases de suivi et nous avons essayé de rendre les employés plus à l’aise. L’attention portée à la gestion du changement dans le cadre d’un projet d’une telle envergure est cruciale, nous l’avons réalisé. En plus de rassurer les employés, j’ai appris beaucoup de choses sur le contenu du pilote avec I’Car. Lors des implémentations ultérieures pour les autres marques, j’ai pu appliquer ces connaissances de manière ciblée, naturellement en collaboration avec ITmotive Group. J’ai même fait transférer ma ligne fixe vers mon téléphone mobile pendant six mois pour que les employés puissent toujours me joindre. En tant que point de contact unique, j’ai constamment essayé de formuler mes propres réponses aux questions de mes collègues avant de les transmettre à ITmotive Group.


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